പൊതുജനങ്ങൾക്ക്‌ സേവനങ്ങൾ സമയബന്ധിതമായി ലഭിക്കാൻ തദ്ദേശഭരണ വകുപ്പിലെ ഫയലുകളിൽ ഇനി അതിവേഗ തീര്‍പ്പാക്കല്‍. ഇതിന്‌ ജില്ലാ –-സംസ്ഥാന ഓഫീസുകളിലെ അഞ്ചുതട്ട്‌ ഉദ്യോഗസ്ഥ സംവിധാനം മൂന്ന്‌ തട്ടാക്കി. സർക്കാരിന്റെ നയപരമായ തീരുമാനം, സ്പഷ്ടീകരണം, പ്രത്യേക സാങ്കേതിക അനുമതിയോ അഭിപ്രായമോ ആവശ്യമുള്ളത്‌ എന്നീ ഫയലുകൾ ഒഴികെയുള്ളതിൽ താഴെ തട്ടിൽ തീരുമാനമെടുക്കും. ഏകീകൃത തദ്ദേശഭരണ വകുപ്പിന്റെ ഭാഗമായാണ്‌ ശ്രദ്ധേയമായ മാറ്റം.
ക്ലർക്ക്‌, സൂപ്രണ്ട്‌, ജോയിന്റ്‌ ഡയറക്ടർ, അഡീഷണൽ ഡയറക്ടർ, ഡയറക്ടർ എന്നിങ്ങനെയാണ്‌ തദ്ദേശഭരണ വകുപ്പിൽ ഫയലുകൾ സഞ്ചരിക്കുന്ന നിലവിലെ തട്ട്‌. പ്രോസസിങ്‌ ഓഫീസർ, പരിശോധകൻ, തീരുമാനമെടുക്കുന്ന വിഷയ ചുമതലയുള്ള ഉദ്യോഗസ്ഥൻ എന്നിവയാണ്‌ പുതിയ രീതി. ക്ലർക്ക്‌ തസ്‌തികയിലുള്ളവരാകും പ്രോസസിങ്‌ ഓഫീസർ. സൂപ്പർവൈസർ തസ്‌തികയിലുള്ളയാൾ പരിശോധകൻ. സാങ്കേതിക വിഷയമാണെങ്കിൽ ഡ്രാഫ്‌റ്റ്‌സ്‌മാൻ, ഓവർസിയർ എന്നിവരായിരിക്കും പരിശോധകൻ. ജോയിന്റ്‌ ഡയറക്ടർ, അഡീഷണൽ ഡയറക്ടർ, ഡയറക്ടർ എന്നിവരിൽ ആരെങ്കിലുമാകും സംസ്ഥാന ഓഫീസിൽ തീരുമാനമെടുക്കുന്നവർ. ജില്ലാ ഓഫീസിലിത്‌ ജോയിന്റ്‌ ഡയറക്ടർ, ഡെപ്യൂട്ടി ഡയറക്ടർ, അസിസ്‌റ്റന്റ്‌ ഡയറക്ടർ, ജില്ലാ ടൗൺ പ്ലാനർ, ഡെപ്യൂട്ടി ടൗൺ പ്ലാനർ എന്നിവരുമാകാം.
പ്രോസസിങ്‌ ഓഫീസർക്ക്‌ ലഭിക്കുന്ന ഫയലുകൾ ആവശ്യമായ വിവരങ്ങളോടെ അതിവേഗം സൂപ്പർവൈസർ/സൂപ്രണ്ട്‌ മുഖേന ചുമതലയുള്ളവർക്ക് അയക്കും. തീരുമാനങ്ങൾ ബന്ധപ്പെട്ടവരെ അറിയിക്കണം. അനിവാര്യ സാഹചര്യങ്ങളിലൊഴികെ മറ്റ് ഉദ്യോഗസ്ഥർക്ക് ഫയലുകൾ നൽകേണ്ടതില്ലെങ്കിലും ഉപദേശം തേടാം.
ജില്ലയിലെ വിഷയ ചുമതലയുള്ള ഉദ്യോഗസ്ഥർക്ക് പരിധിയിലെ വിഷയത്തിൽ മറ്റ് ഉദ്യോഗസ്ഥനുമായി കത്തിടപാടുകൾ നടത്താം. സർക്കാരോ പ്രിൻസിപ്പൽ ഡയറക്ടറോ റിപ്പോർട്ട്‌ ആവശ്യപ്പെട്ടാൽ വിഷയ ചുമതലയുള്ള ഉദ്യോഗസ്ഥൻ നേരിട്ട്‌ റിപ്പോർട്ട്‌ നൽകണം.